いつもの仕事は
私事ですがうちの仕事の通常業務は平日と土曜日の朝9時から18時まで事務所で受け付けています。
それ以外の時間で緊急の場合は私の携帯電話で受け付けていました。
本当に緊急連絡が入るのは年に1度か2度程度で稀なのですが、いつも飛行機の搭乗直前は「ここで、緊急連絡が入ったらどうしよう」と心配でした。
そこで、業務受付方法の改変を行いました。
LINE@での受付開始
一つ目はLINEの企業向けアカウントLINE@を導入しようと試みましたが、私の使ってる携帯の契約（IIJミオフォン）では年齢認証が出来ず1:1のトークが使えません。
そこで、もったいないですが、LINEモバイルのエントリーパッケージ（これを買うと初期費用3000円が不要）を購入してアカウントを作成しました。
SIMは届きましたが年齢認証だけして机の中へ（もったいないけど事業用と割り切ります）
LINE@はLINEの企業向けアカウント、会社の名前で複数の担当者がやり取りできます。
手間は掛かりましたがLINE@導入で来ました。。これで、事務所での電話受付に加えてLINE@でも仕事の受付を開始しました。24時間受付で緊急の内容に限り、即対応出来るようにしました。
何かトラブルが有れば、写真で状況を送ってとお願いできるのが便利ですね。
受付メンバーは私と従業員とフリーターの息子で設定、事業継承も視野に入れて息子に参加してもらいました。
IP電話追加導入
IP電話は既に使っており、海外から格安で通話できます。
このアカウントを追加取得しました。追加導入したFUSION IP-Phone SMARTはネット環境が有れば格安で電話が掛けられるのですが、さらに着信は転送できる機能が有ります。
そこで、緊急連絡先は私の携帯に加えてIP電話の電話番号を追記しました。
そのIP電話の転送先はLINE@同様、従業員と息子です。
転送先はいつでも自由に変更できるので、必要に応じて別の方に転送先を変更することも出来ます。
よくある対応マニュアル作成
さらに、よくあるトラブル事例とその対応方法をまとめてGoogleドライブにアップしました。
従業員や息子がどう対応するのか解らない場合の対処法や協力業者の連絡先なども記載しました。
これで、少し安心して飛行機に乗れるようになると思います。
さらに、今後の展開？
LINE@で安定して問い合わせが入るようになればランサーズなどで手伝ってくれる人を探してみてもいいかなと思います。
緊急対応だけでなく通常業務もマニュアル化して単純な事務仕事はランサーにやってもらう・・・
そうしたらもっと長く出かけられるかも？
